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2021.04.01

ZOZOグループが郵便物をデータ化するサービス導入、請求書の処理時間を月1時間以下に削減

ZOZOグループは、郵便物をインターネット上で管理するサービス「atena」を導入しました。ファッション通販サイト「ZOZOTOWN」を運営するZOZOの経理部、ZOZOテクノロジーズの経営管理部 労務総務チームが2020年5月に導入しました。導入を支援したN-Technologiesが2021年4月1日に発表しました。

 atenaは郵便物を管理するクラウドサービス。会社に届く紙の郵便物などを電子化し、自宅や外出先などから郵便物を確認できるようにします。郵便物の受け取りやスキャニング、不要な郵便物の処理などを代行することで、在宅時に郵便物を確認するために出社するといった手間を省けます。
図1:スキャンされた書類の画面イメージ

図1:スキャンされた書類の画面イメージ

via n.inc
図2:郵便物一覧画面イメージ

図2:郵便物一覧画面イメージ

via n.inc
 ZOZOグループは、新型コロナウイルス感染症の影響で緊急事態宣言が発出された2020年5月に導入しています。

 導入前は、月末、月初に届く紙の請求書が数百枚ほどあり、経理部のスタッフが2~3日かけて仕分けや開封、スキャニング、会計システムへの取り込み、ファイリング、書庫への保管を実施していました。しかし、atena導入後はこれら一連の作業にかける時間が、約100分の1にあたる1時間以下に減少しました。

 保管スペースの縮小にも寄与します。郵便物の原本はatenaに保管するため、2021年2月に移転した新社屋でも、請求書の原本を保管するスペースを設ける必要がなくなりました。

 そのほか、煩雑な業務から解放され、経理部として注力すべきコア業務に時間を割けるようになりました。資格取得のための勉強時間を割けるようになったり、遠方の拠点にいる経理担当者がatenaを使って請求書を閲覧できたりといったメリットもあります。
図3:Slackへの通知イメージ

図3:Slackへの通知イメージ

via n.inc
図4:Microsoft Teamsへの通知イメージ

図4:Microsoft Teamsへの通知イメージ

via n.inc
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