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タイトー、Excelや紙による商品情報管理をデジタル化するクラウド導入

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ゲームセンター事業などを展開するタイトーは、業務デジタル化クラウド「SmartDB」の利用を開始しました。SmartDBを提供するドリーム・アーツが、2021年6月22日に発表しました。新商品開発をはじめとする商品管理業務について、関連する複数の部署で2021年4月1日より、利用しています。商品マスタを業務の起点とし、業務情報を連携させることで、商品に関連する業務の情報を一元管理できるようになりました。

 タイトーは、ゲームセンターなどアミューズメント施設の企画・運営や、各種キャラクターグッズの開発・生産・販売を行っています。同社のマーチャンダイジング(MD)事業本部は、新商品開発をはじめとする商品管理業務に携わり、アミューズメント施設向けプライズ(景品)の開発・生産・販売までをトータルに手掛けています。その対象となる商品は、年間約1,200件にも上るといいます。  MD事業本部ではそれまで、これらの商品の企画・開発・生産・販売の工程で発生するあらゆる業務を、紙とExcelを中心に行っていました。各業務に共通する商品情報(商品マスタ)は、1つのExcelファイルで、商品名、商品コード、カテゴリ、単価など100項目ほどを管理していました。そして、それぞれの項目について、各工程で関わる複数の部署が更新を行っていました。  以下のような多くの課題がありました。 ・ファイル容量が肥大化して動作が遅くなったり、必要な情報をすぐに確認できなかったりする
・作業効率の低下
・各工程や担当者ごとに利用しているExcelへの転記作業やマージ作業が、業務負担になっている
・マクロを組んでもすべてをチェックしきれず、目視での確認を行う必要がある  事業本部では改善の必要性は感じていました。しかし、関連情報がデータベース化されていないことから、改善につなげることが難しい環境でした。これらの課題を解決し、業務の効率化や、継続的な業務改善を行うための業務のデータベース化を実現するため、業務プラットフォームを構築する検討を開始しました。  システム選定にあたって、一般的な「業務アプリ作成ツール」や「ワークフローシステム」、「営業支援システム」などさまざまな製品が検討されました。  「SmartDB(スマートデービー)」は、文書管理とワークフローシステムを搭載した、業務デジタル化クラウドで、大企業向けにITソリューション事業を展開するドリーム・アーツの製品です。業務プラットフォームとして、現場部門の業務プロセスの完全デジタル化も可能にする、「​ワークフロー」機能と「Webデータベース」機能を備えています。  システム選定の基準となったのは、SmartDBの次のような点でした。 ① 「Webデータベース」機能:データの一元管理・分析の基盤にできる
② 「入力情報のチェック」機能:他アプリデータの参照やチェック機能によって、入力漏れ・入力ミスを削減できる
③ 「ワークフロー」機能:業務の自動化と標準化、また①~③について業務部門(非IT部門)が自らで開発・運用を進められる  タイトーでは今回、SmartDBを導入することで、1つの商品の開発において発生する、以下のような業務を、商品マスタを起点とした構成で管理できるようになりました。 ・企画
・開発
・生産管理
・受注管理  それにより、商品に関わる周辺業務の情報の一元管理が可能になりました。
図1:SmartDBシステム全体構成イメージ

図1:SmartDBシステム全体構成イメージ

 導入の効果として、以下のような項目も挙げられています。 ・商品マスタから関連業務を開始する際には、商品に基づく情報が自動的に入力されます。それにより、手動での転記作業が不要になるほか、入力内容のチェック機能によって、記入漏れや記入ミスを確認する作業も不要になります。
・データの一覧画面では、蓄積した情報から、用途に合わせ検索・確認・出力ができます。また、タスクの期日や、期日に間に合ったかなどの実績も、一目で確認できるようになりました。
・ワークフロー機能により業務プロセスが明確になり、人が介在せずに業務を進めることもできるようになっています。  これらの開発を、業務理解の深い業務部門が主体となって実現することができました。
図2:商品マスタから関連業務への業務連携のイメージ

図2:商品マスタから関連業務への業務連携のイメージ

 今後は新商品開発後の関連業務である「プロモーション管理」や「生産スケジュール管理」、「納品スケジュール管理」などもSmartDBで実現予定です。それにより、より幅広い業務の一元管理が可能になります。そのうえで、Webデータベース化で蓄積したデータをもとにした業務改善も検討されています。さらに、社外の取引先とのやり取りにもSmartDBを活用する予定とのことです。

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