芝パークホテル、RPA導入でバックオフィス業務を効率化

　芝パークホテルは2019年、バックオフィス業務の効率化プロジェクトを立ち上げました。その一環で宿泊予約管理業務の効率化に着手。日立システムズの豊富な導入実績などを踏まえ、同社のRPAを採用することにしました。

　日立システムズは「BizRobo!」というRPAツールを使った効率化手法を適用。同社のエンジニアが、芝パークホテルのスタッフから業務手順をヒアリングして文書化するなどして業務プロセスの見直しを進めました。宿泊予約管理業務の中でもスタッフの作業負荷が特に高い作業を抽出するとともに、RPAによって効率化を見込める作業から段階的に自動化していきました。

　例えば、自社Webサイト以外の宿泊予約サイトからの宿泊の申し込みを、サイトコントローラーと呼ぶ予約情報を一元化するシステムを使って集約。ホテルの施設管理システムに自動的に反映させられるようにしました。RPAを使って宿泊予約サイトの最新の予約情報を抽出し、施設管理システムに自動登録します。

　一方、サイトコントローラーを使って施設管理システムに登録した予約情報は、宿泊予約サイトごとにフォーマットが異なります。そのためスタッフは、宿泊履歴を調べるには検索条件をいろいろと変えながら検索しなければなりませんでした。

　そこでここでもRPAを使い、さまざまな検索条件から宿泊履歴を自動的にチェックする仕組みを構築。検索漏れが解消したほか、スピーディに検索できるようになり、より良い接客につなげられるようになりました。

　芝パークホテルはRPAを導入したことで、これまでスタッフが対応していた作業時間を接客サービスの向上や新型コロナウイルス感染防止対策の徹底などに充てられるようになりました。