リコージャパン、契約締結業務見直しで5年200万時間相当の効率化を目指す

　同社の販売部門は、年間100万件超の契約を顧客と締結しており、そこでは今なお多くの「紙」が使われています。そのためモートワーク下では、書類に押印するためにわざわざ出社するといった非効率な働き方が課題として顕在化するようになりました。営業担当者が顧客先を訪問することによる感染リスクをなくすためにも、「紙」を伴わない契約締結業務が求められるようになりました。

　そこで同社は、契約書の作成から顧客への送付、締結、契約書の保管までの一連のプロセスを電子化しました。具体的には同社の販売管理システムにクラウド型の契約システムを連携させることで、クラウド上で顧客と契約を締結できるようにしています。紙の書類をなくしたことで押印や印紙が不要となり、リモートワークによる在宅勤務中でも契約締結を完了できるようになりました。紙の書類を保管するスペースやコストを削減するメリットを見込めるほか、契約を締結するまでの短期化にも寄与します。

　顧客側はクラウド上で契約書を確認できるため、システムなどを別途用意する必要はありません。もっとも、紙の書類から電子ファイルへの切り替えについては、同社と顧客との双方の合意に基づきます。事前に電子契約を認める承諾書とメールアドレスを用意する必要もあります。

　なお同社は、2020年11月より愛知、三重、山口、長崎の4支社にクラウドを先行導入して効果を検証してきました。利用した営業担当者や顧客から高い評価を得たことで、2021年2月1日より全国の支社への展開を開始しました。

　同社は今後、電子化する対象を拡大させていく考えです。売買契約書に加え、2021年度以降は注文書や検収書、保守契約書、工事注文書などの契約書も電子化する予定です。契約に関する業務の在り方を見直すことで、今後5年間で200万時間相当の業務効率化を目指していきます。