トヨタグループの総合商社である豊田通商は、帳票の管理や運用と請求業務を支援するソリューションを導入しました。紙の帳票を電子化し、コスト削減や業務の効率化を図ります。ソリューションの導入を支援したウイングアーク1stが2023年10月26日、発表しました。
豊田通商では既存の大型プリンタが老朽化するほか、電子帳票システムや統合帳票管理システムの保守期間終了が迫っていました。そこでシステムのリプレイスを機にペーパーレス化を決断。帳票基盤の刷新に乗り出すことにしました。さらに、コスト削減やリモートワーク推進を図る一環で、請求書の作成や承認、郵送といった業務の電子化への対応も進めることにしました。
そこで同社は既存の基幹システムの改修範囲を最小限にとどめることを前提に、帳票基盤の再構築と紙帳票の電子化を検討。自社の要件を満たすソリューションとして、ウイングアーク1stの「SPAIS」と「invoiceAgent 電子取引」を導入しました。
「SPAIS」と「invoiceAgent 電子取引」を選んだ主な理由は次の通りです。
・SPAISによって帳票印刷のインターフェースを統合、既存システムの改修を抑制
・部門ごとに、印刷やアーカイブ、データ保管など、帳票の処理形態を柔軟に選択できること
・invoiceAgent 電子取引による請求業務の電子化
「SPAIS」と基幹システムを連携し、各種帳票を自動保存できるようにします。基幹システムが出力する各種帳票データをSPAISが仕訳し、汎用プリンタで出力するとともにPDF化、電子保管する環境を構築しました。SPAISを使った帳票基盤の構築プロジェクトは2021年1月に開始。2021年9月には運用開始し、現在は豊田通商と関連会社5社で本システムが稼働しています。
さらに、請求業務の電子化にも着手します。「invoiceAgent 電子取引」の導入プロジェクトを2022年11月に開始し、2023年5月よりシステムの運用を開始。これにより現在は、請求書をWeb経由でやり取りできるようにしています。
今回のシステム刷新による効果は次の通りです。
・大型プリンタから汎用型プリンタへの移行により、大型プリンタの保守費用（年間3000万円）が半減。今後は大型プリンタを完全撤廃し、2024年４月には保守費用はゼロになる予定です。
・SPAISの帳票承認オプションを利用し、保管する電子帳票の承認・却下などを確認できるようにしました。これにより、帳票の承認依頼から承認までの作業を簡略化。現場担当者のチェック業務を効率化しました。
・帳票をペーパレス化することで、紙帳票の印刷や保管、郵送にかかるコストを削減。さらに担当者の作業負荷を軽減しました。
・PCから帳票の閲覧や申請状況をチェックできるようにすることで、リモートワークの推進に貢献しました。
豊田通商は今後、数千社の取引先に請求書の電子化を促す考えです。Web経由でのやり取りの割合を60％まで引き上げる目標を掲げ、業務効率化を推進していきます。さらに2024年1月に向けて、受領帳票の電子帳簿保存法への対応を進めます。業務部門の準備ができ次第、段階的に対応を開始します。基幹システムや他の業務システムとSPAISとの連携を進め、電子帳票化の対象領域を拡大させる考えです。
関連リンク
豊田通商株式会社
ウイングアーク１ｓｔ株式会社
豊田通商の事例紹介
プレスリリース
あわせて読みたい編集部オススメ記事
