神田外語グループの佐野学園は、稟議や支払い申請などの業務を支援するクラウドサービス「SmartDB」を導入しました。グループの全職員約300名が利用します。導入を支援したドリーム・アーツが2021年6月1日、発表しました。
「SmartDB」は大企業向けのクラウド型データベース。ワークフローを設計・管理する機能を備えるほか、ノーコード・ローコードで簡易な業務アプリを作成できる機能を売りにします。クラウドには「Microsoft Azure」を採用します。
佐野学園ではこれまで紙による申請業務が多く、申請フローも複雑でした。そのため、申請から承認まで2週間以上かかっていたといいます。業務を支援するシステムが老朽化し、刷新する必要性にも迫られていました。
システム刷新に際し、ワークフローシステムの導入を検討。しかし、業務の数は70もあったことから、データを集約・管理するデータベースを使って書類などを管理する機能を重視すべきと判断しました。データベースの機能に加え、ワークフロー、ノーコード・ローコードで業務アプリを開発する機能などを評価し、「SmartDB」を採用しました。
図1：「SmartDB」導入前の課題と導入後のイメージ
総務・人事部門で「SmartDB」を利用します。複雑な申請フローを簡略化したことで、2週間以上かかっていた申請業務は最短で即日承認できるようになりました。ノーコードで業務アプリを開発し、10の業務もデジタル化しました。
そのほか、紙やExcelを使った業務の削減、申請業務の処理時間短縮、書類を探す時間や印刷コスト削減、文書紛失に対するセキュリティ強化などの効果も見込みます。今後は他システムとの連携や教員への利用拡大を検討します。
