株式会社デジタルガレージは、年間決済取扱高6.2兆円を誇る国内最大級の決済プラットフォームを持ち、デジタル・リアル領域でワンストップソリューションを提供する企業です。近年、同社は事業拡大を進めており、従業員数は1,000名を超える規模となりました。これに伴い、企業としての組織運営の方針や手法を再構築する必要性が生じ、業務システムも未来志向で再評価されました。しかし、既存のワークフローシステムにはさまざまな課題が浮き彫りとなりました。
デジタルガレージの従来のワークフローシステムは、不完全なシステム化、すなわち計算処理がExcelに依存し、ワークフロー間のデータ連携ができずに転記作業が多発していました。また、400種類ものワークフローが存在し、業務変更や組織改編に伴うメンテナンスの負担が高かったのです。さらに、業務運用が人に依存していたため、業務統制に関する問題も抱えていました。こうした課題を解決するためには、新たなワークフローシステムの導入が不可欠でした。
デジタルガレージは将来的な企業の成長を見越し、新しいワークフローシステムとしてドリーム・アーツの「SmartDB(R)」を採用しました。この選定の理由は、SmartDB(R)がグループ横断の利用に必要な機能を備えているからです。具体的には、業務プロセス全体の改善が可能で、自動計算や集計機能が搭載されており、ノーコードでワークフロー間のデータ連携が実現できる点が高く評価されました。さらに、SmartDB(R)は申請内容に応じて入力項目を自動切り替えられるため、ワークフローを集約することでメンテナンス対象を大幅に減らすことも可能です。
このプロジェクトは2024年1月から3ヵ月間で行われ、その成果は目を見張るものでした。デジタルガレージは既存の400種類のワークフローを、わずか30種類に集約することに成功しました。このプロセスにより、申請者の入力工数やメンテナンス工数が大幅に削減され、承認ルートの自動設定によって業務効率も向上しました。さらに、証跡管理の強化により、グループ会社全体の内部統制も向上したことで、より透明性の高い組織運営を実現しました。
今後デジタルガレージは、外部システムとの連携を通じて業務活用範囲の拡大を目指します。グループ各社の専用システムとSmartDB(R)の連携により、各社横断のデータ統合を進める計画が進行中です。また、2024年7月にはSmartDB(R)と電子契約システムとの連携を開始し、契約業務の運用をさらに円滑にする意向です。デジタルガレージがこの新しいワークフロー基盤を導入することで、業務プロセスが進化し、企業全体のパフォーマンス向上が期待されています。今後の展開から目が離せません。
執筆：熊谷仁樹
