プロ野球球団として、ファンの皆様に感動と興奮を届ける西武ライオンズ。その活動を支える広報部では、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」 の導入により、複雑化する業務の効率化とチーム連携の強化を進めてきました。今回は、広報部マネージャー 服部 友一氏に、これまでのご経歴、Backlog導入の背景と効果、そして今後の展望についてお話を伺いました。
――これまでのご経歴について教えてください。
服部：大学卒業後、新卒でテレビ局に入社し、報道番組や情報番組の制作に携わりながら、アナウンサーも務めていました。約5年半勤めた後、地元・千葉に戻り、オリエンタルランドのグループ会社であるイクスピアリでマーケティング業務を担当しました。この経験が、広報・PRの仕事に進むきっかけになったと感じています。
その後、PR代理店に1年ほど在籍し、2019年10月に西武ライオンズへ入社しました。これまで4社で働いてきましたが、学生時代から抱いていた「メディアを介したコミュニケーションへの興味」が常にベースにありました。テレビ局での取材活動を通じて、自社の魅力を伝え、育てていく広報・マーケティングの仕事に惹かれ、この道を選びました。
――入社後はどのような業務を担当されてきましたか。
服部：最初の2、3年は、プレスリリースの作成や配信、取材誘致・対応といったメディアリレーション中心の業務でした。2022年からマネージャーとなり、その後の組織改編で、ウェブサイト運営やSNS運用、広告などの業務も統合され、広報部は大きく変化しました。現在は同僚や部下と一緒に、幅広いメディアを通じてファンとの接点をつくる役割を担っています。
――業務が広がる中で、どんな課題がありましたか。
服部：組織改編前は 7〜８名ほどだった部署が、今では約2倍に。全体では16名・5チームに分かれています。人数が増えることでタスクやKPIを把握するのが難しくなりました。組織改編前はITリテラシーに差があり、新しいツールの導入に抵抗感があることも課題でした。Backlog特有の用語が馴染みにくく、導入初期は心理的ハードルもあったように思います。
さらに、課題登録の粒度がバラつき、状況が見えにくいこともありました。詳細に書けば負担になり、簡略化すると把握しづらいというジレンマも…。導入前はExcelで最終スケジュールだけを管理し、進行は「感覚」でアラートを出すような状態でした。組織の拡大とともに「サイロ化」も進み、他部署の状況を把握しづらいのも大きな悩みでしたね。
――それらの課題をどのように解決してきたのでしょうか。
服部：代理店時代にBacklogを使っていた経験から、マネジメント職への昇職が見えてきたタイミングで導入を提案しました。幸いグッズチームではすでに利用されていたので、今は全社的にも活用しているようです。
導入時には、Backlogの用語を球団や社内に馴染む言葉に置き換え、抵抗感を和らげました。運用面では、週次ミーティングをBacklogベースに行うようにし、全員が自然に触れられる環境を整備しました。また、課題には必ず期限を設定し、マイルストーンを細かく区切るルールを徹底。進捗の可視化と遅延の早期発見が可能になりました。
共通プラットフォームを活用することで、メンバー同士が互いの業務を把握できるようになり、自然と「じゃあ次はこうしましょう」とコメントし合える文化も育ちました。Teamsと連携させて更新通知を飛ばす仕組みも作り、情報のキャッチアップもスムーズになっています。
――Backlogを導入して感じた魅力はどんな点ですか。
服部：まず、タスクを一覧で見える化できること。ガントチャートやカンバンボードを使えば200件近い案件も直感的に把握できます。さらに、コメント通知やスターで簡単に意思疎通ができる。バーンダウンチャートで進捗の遅れも早く把握できるので、チーム全体が前向きに動けるようになった点です。現在はBacklog内のルールやナレッジを共有するために、Wikiの整備も進めています。広報のような業務でもBacklogが活用できることに魅力を感じています
――今後の展開について教えてください。
服部：大きく2つの方向性を考えています。
1つ目は「ファンクラブへの入会促進」です。そのためには、「ファンクラブ非会員層へのアプローチを強化したいと考えています。会員のデータは豊富にありますが、非会員の方々の動向は把握しきれていません。来場者データを可視化し、ペルソナ分析を行い、効果的なコミュニケーション戦略につなげていきたいと考えています。2つ目は「部門を超えた情報連携と効率化の推進」です。当社も人数が増え、情報共有の遅れやサイロ化を感じる部分がありますが、Backlogを中心にプロジェクトベースで情報を共有し、上流からアウトプットまで関係者全員が把握できる環境を整えたい。これにより業務の無駄を省き、質の高いコミュニケーション活動を目指します。個人的にはBacklogのAIアシスタント機能にも期待しています。課題要約や担当者の自動アサインが実現すれば、さらに効率化が進むはずです。西武グループ全体がDXに注力する中、広報部から全社の成長を後押ししていければと思っています。
――本日は貴重なお話をありがとうございました。
服部：こちらこそありがとうございました。
埼玉西武ライオンズ
https://www.seibulions.jp/
プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」
https://backlog.com/ja/
