「Google Driveに保存したはずなのに、ファイルが見つからない」。資料や画像を次々と保存していると、いつの間にかファイルが散らかってしまうことがあります。
そんなときに活用したいのが、AI「Gemini」がファイル整理を支援する「Organize my files」です。Google Driveの整理にかかる手間を減らす方法を紹介します。
散らかったファイルをAIが整理
「Organize my files」では、GeminiがGoogle Drive内のファイルを分析し、既存フォルダへの移動や新しいフォルダの作成を提案します。例えば、会議のメモやアジェンダをまとめたり、複数のファイルをプロジェクトごとに整理したりすることが可能です。
さらに、「年ごとにグループ化して」といった指示を入力し、自分の希望に合わせて整理方法を調整することもできます。ファイルを一つずつ確認し、「これはどこに入れよう」と考えて移動する手間をAIに任せられるのがポイントです。
AIの提案を確認して整理
AIが勝手にファイルを移動してしまうわけではありません。Geminiが提案した整理方法をユーザーが確認し、承認してから実行されます。提案は一つずつ確認するほか、まとめて承認することも可能です。
Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドだけでなく、PDFやMicrosoft Officeファイル、画像、文字起こし付きの動画なども整理の対象になります。
利用できる環境には注意
便利な機能ですが、利用環境には注意が必要です。現在「Organize my files」は、英語設定のWeb版Google Driveで利用できます。利用できる環境であれば、ファイル整理を後回しにしてGoogle Driveが散らかりがちな人は、一度試してみてもよいでしょう。
Google Driveのファイル整理は一回あたり数分でも、繰り返せば意外と時間がかかります。「どこに保存するか」をAIに考えてもらい、人は提案を確認するだけにすることで、日常業務の小さな手間を減らせそうです。
レポート／DXマガジン編集部
