トヨクモ株式会社は、従業員数20〜99名の企業で業務マニュアルや手順書を作成・更新する責任者および担当者102人を対象に、マニュアルの更新停止と業務への影響に関する実態調査を実施しました。直近1年で更新が止まったマニュアルを使用した人は95.1％にのぼり、そのうちの92.8％が手戻りや誤案内、納期遅延などのトラブルを経験しています。調査対象全体に対してトラブルを経験した人は88.2％で、深刻度の高さが示されています。使用頻度は週に数回程度が31.4％で最多、週に1回程度が26.5％でした。具体的なトラブルでは、作業のやり直しが47.4％で最多、顧客や取引先への誤案内と納期遅延がいずれも35.1％でした。最も時間を要したトラブル対応は3時間以上が82.2％で、更新停止が実務に与える負荷の大きさが数値で明らかになりました。
更新停止の主因は「組織・体制変更」 43.1％がAIによる下書き・修正案に期待
実態と異なる記述に気づいた際の対処は、別資料やチャット履歴の探索が59.8％で最多、自ら修正が36.1％、自己流対応が33.0％でした。確認作業の1回あたり所要時間は5分〜10分未満が67.2％で、細かな確認工数の積み重ねが発生しています。更新が最も長く止まっていた期間は3ヶ月〜半年未満が49.5％で最多、半年以上が約4割に及び、1年超も14.4％を占めました。更新停止のきっかけは、組織や体制の変更が61.5％、繁忙期に後回しが35.4％、手順やシステム変更への追随遅れが31.3％でした。更新を止めないための打ち手としては、AIが下書きや修正案を自動作成する機能が43.1％で最多、閲覧状況やよく見られるページの可視化が36.3％、更新内容の自動通知が30.4％と続きました。AI支援機能の活用意向は非常にそう思うが20.6％、ややそう思うが67.6％で、約9割が前向きです。これらの結果から、AIによる下書きや修正案の提示、閲覧状況の可視化、更新通知といった仕組みが、更新を止めないための打ち手として期待されています。調査はIDEATECHのリサピーによるインターネット調査で、期間は2026年9月5日から9月8日、有効回答は102人です。
詳しくは「トヨクモ株式会社」の公式ページまで。レポート／DXマガジン編集部
