議事録作成業務は年320時間、なのにAIなどを使った議事録作成支援ツールの導入割合はわずか1.4％

キヤノンマーケティングジャパンは2023年2月21日、議事録の作成業務に関する調査結果を発表しました。議事録の作成経験がある735人に、作成業務の負担やAIを使った作成支援ツールの浸透度などを聞いています。

　会議への参加頻度と議事録作成の負担について聞いた結果が図1です。

図1：会議への参加頻度（左図）、議事録／発言録の作成は負担が大きい（右図）

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　会議への参加頻度は、「週1～2回」「週3～4回」「週5回以上」を合わせると55.3％が、週に1度以上の会議に参加しています。

　一方、議事録/発言録の作成業務に負担を感じている人は67.2％に上りました。そのうち、オンライン会議によって負担が大きくなったと回答した人は18％を占めました。

　調査を実施したキヤノンマーケティングジャパンは、テレワークによって移動時間の削減・資料のデジタル化が進んだ一方、オンライン会議の議事録／発言録の作成においてはデジタル化が進んでおらず、業務効率化への期待が高まっていると推察します。

　議事録/発言録の作成業務のある人を年代別に分けた結果が図2です。

図2：年代別の週1日以上「議事録/発言録の作成業務」がある割合

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　もっとも多いのは「20代」で46.6％を占めます。調査結果から、議事録の作成は若手社員が作成する傾向が見て取れます。

　では、議事録の作成にどれくらいの時間を割いているのか。1週間あたりの作業時間を聞いた結果が図3です。

図3：年代別　議事録/発言録の作成業務にかける1週間あたりの平均時間

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　1週間あたりの平均作業時間は、全体で6.13時間でした。これは年間に換算すると319.6時間にもなります。年代別では20代が1週間あたり8.46時間を費やしています。

　もし議事録の作成業務を効率化できるとしたら、空いた時間を何に使うかを聞いた結果が図4です。

図4：議事録/発言録の作成業務の効率化により空いた時間の使い方

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　もっとも多いのは「他の作業を進める」で50.9％を占めます。次いで「会議に集中する」（37％）、「残業時間を削減する」（32.3％）といった回答が続きます。

　議事録/発言録の作成業務をどのように考えているのかを聞いた結果が図5です。

図5：「議事録/発言録の作成業務」に対する考え

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　「会議後ではなく会議をしながらの作成が理想である」がもっとも多く、77.4％でした。2位は「議事録/発言録の作成は必要である」で75.2％、3位は「エビデンスとして有効である」で74.3％でした。業務に支障が出たり負担が大きかったりと否定的な考えが大勢を占める一方、AIに任せてもいいといった作成業務を効率化すべきという意見も見られます。

　実際に議事録の作成をサポートするツールやアプリはどれだけ使われているのか。利用状況を聞いた結果が図6です。

図6：議事録業務サポートツールやアプリ使用意向

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　「使用したい」が72.6％で、多くの企業が導入に前向きです。とはいえ現時点ですでに利用している割合は1.4％にとどまります。

　DX推進によって期待する効果や成果を聞いた結果が図7です。

図7：DXを実現することで期待する効果や成果

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　「残業時間の削減」や「業務プロセス改善・業務の効率化」「コストの削減」といった守りのDXと呼ぶ施策による効果・成果を期待する割合が67.9％を占めます。「既存商品・サービスの提供価値向上」「新規顧客の獲得」「新規事業の創出」といった攻めのDXと呼ぶ施策による効果・成果を期待する割合は30.1％にとどまります。

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キヤノンマーケティングジャパン株式会社

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