中小・中堅企業の物品・備品の保管は、コストとオフィス環境の最適化に直結する重要テーマです。株式会社日本パープルは、物品・備品の保管方法の見直しや比較検討に関与する担当者283名を対象に調査を実施し、75.6%が「選び方を間違えたかもしれない」と感じたことがあると明らかにしました。上位理由は「出し入れのしやすさを見ていなかった」38.8%と「社内の運用負担を想定できていなかった」36.0%で、「安さを優先しすぎた」27.6%を上回りました。さらに、対象者の76.0%が週1回以上、保管場所で出し入れを行っている実態も確認されています。月額料金だけの比較では、取り出し時の追加費用や社内工数が膨らむ懸念が浮き彫りになりました。頻度や運用負担まで含めた総合評価が欠かせない状況です。
調査で判明した3つの見落としと実務への示唆
調査は三つの構造的な見落としを示しました。第一に、保管料が安いプランは低頻度利用を前提とする場合があり、週1回以上の出し入れがあると追加費用や手間が累積し割高になる頻度ミスマッチが生じます。第二に、所在確認や在庫確認、棚卸し、荷物の受け取りや持ち出しといった作業が社内に残ると、人件費という隠れたコストが膨らみ、月額の安さを相殺します。第三に、契約や運用ルールの確認不足が後悔要因となり、「契約や運用ルールをよく見ていなかった」30.4%や「契約更新や手続きの手間」23.7%が負担として挙がりました。実務では、利用頻度の把握、在庫可視化と配送手配の一体運用、契約条件の精査を事前に行うことが、トータルコスト最適化の出発点になります。
総務・管理部門に求められる保管方法の再設計
今回の結果では、現在の保管方法が頻度に合っていると答えた人は55.8%にとどまり、実態とのギャップが示されました。保管を外部化しても、在庫管理や配送がアナログなままでは属人化が進み負担は軽減しません。保管から在庫管理、配送手配までをまとめて任せられる仕組みを選び、ウェブ上で所在を可視化し、出し入れ頻度と料金体系の整合性を確かめることが重要です。契約更新や手続きの運用ルールも、将来の増減に耐えられるかを確認する必要があります。結果として、目先の安さだけに偏らず、頻度、工数、契約運用の観点を統合し、総合的な運用効率で保管方法を選ぶことが求められます。
詳しくは株式会社日本パープルの公式ページまで。レポート／DXマガジン編集部
