「あの資料、メールで送ってもらったはずだけど……どのメールだっけ？」添付ファイルを探すために、受信トレイを何度もスクロールしたり、心当たりのあるメールを一つずつ開いたりしていませんか？
毎日たくさんのメールが届くと、必要なメールを探すだけでも意外と時間がかかります。そんなときに活用したいのが、Outlookの「検索」です。実はOutlookでは、キーワードを入力するだけでなく、「添付ファイルがあるメール」「特定の人から届いたメール」「件名に特定の言葉が入っているメール」など、条件を指定して検索できます。
今回は、「あのメールどこ？」を減らすOutlookの便利な検索ワザを紹介します。
添付ファイルのあるメールだけを検索できる！
「メールに添付されていたことは覚えているけれど、いつ、誰から届いたのか思い出せない……」
そんなとき、メールを一つずつ確認する必要はありません。
Outlookの検索ボックスに、HasAttachment:yesと入力して検索すると、添付ファイルがあるメールに絞って探すことができます。これだけでも、すべてのメールから探すより目的のメールを見つけやすくなります。では、実際に使ってみましょう。
3ステップで添付ファイル付きメールを探してみよう！
ステップ1：Outlookの検索ボックスをクリック
Outlookを開き、画面上部にある検索ボックスをクリックします。普段はここに人の名前やキーワードを入力して検索している人も多いのではないでしょうか。今回は、ここに検索条件を入力します。
ステップ2：「HasAttachment:yes」と入力
検索ボックスに、HasAttachment:yesと入力します。検索すると、添付ファイルがあるメールに絞って表示できます。
「あの資料、確かメールに付いていたはず」というときは、まずこの検索を試してみましょう。
ステップ3：覚えている情報を追加してさらに絞り込む
添付ファイル付きのメールが多く、まだ目的のメールが見つからない場合は、ほかの条件も組み合わせてみましょう。たとえば、「田中さんから送られてきた」ということを覚えているなら、
From:田中 HasAttachment:yesと入力します。
すると、「田中さんから届いたメール」かつ「添付ファイルがあるメール」に絞り込んで検索できます。「誰から届いたか」「添付ファイルがあった」など、覚えている情報を組み合わせれば、さらに目的のメールを探しやすくなります。
「誰から？」「件名は？」覚えている情報から検索できる
Outlookでは、添付ファイル以外にもさまざまな条件を指定してメールを検索できます。
たとえば、特定の人から届いたメールを探したい場合は、
From:田中
件名に「企画書」が入っていたことを覚えている場合は、
Subject:企画書
といった検索ができます。
「誰から届いたかは覚えている」「件名にこの言葉が入っていた気がする」といった、断片的な記憶からでもメールを絞り込めます。
さらに、
From:田中 Subject:企画書
のように条件を組み合わせることも可能です。
すべての検索方法を覚える必要はありません。まずは、自分がメールを探すときに手がかりにすることが多い条件を覚えておくと便利です。
「あのメールどこ？」と探す時間を減らそう！
仕事で毎日のように使うOutlook。メールが増えてくると、「あの資料どこだっけ？」と必要なメールを探す時間も積み重なっていきます。そんなときは、受信トレイをひたすらスクロールする前に、Outlookの検索を活用してみましょう。「添付ファイルがあった」「あの人から届いた」「件名にこの言葉が入っていた」など、覚えている情報を検索条件にするだけで、目的のメールをぐっと探しやすくなります。
まずは、添付ファイル付きのメールを絞り込める**「HasAttachment:yes」**から試してみてはいかがでしょうか。
