長文の議事録や打ち合わせ資料の読み込みに時間を取られ、本来の業務に集中できない……そんな悩みをお持ちではないでしょうか。日々届く大量の情報から素早く要点を把握する技術は、業務効率化の大きな鍵となります。生成AIを活用して、一瞬で「3行要約」と「ToDo抽出」を行う方法があるのをご存知ですか。
15秒で資料を把握する「3行要約＋ToDo抽出」プロンプト
長文資料や会議の文字起こしテキストを生成AI（ChatGPTやCopilotなど）に読み込ませる際、単に「要約して」と指示するだけでは、冗長な文章や不要な情報が残ってしまうことがあります。
ビジネスシーンでそのまま活用できる情報を一瞬で引き出すには、以下のような役割と出力形式を指定するプロンプトが有効です。
【プロンプト例】 あなたは優秀なビジネスアシスタントです。以下のテキストを読み込み、次のフォーマットで出力してください。
■3行要約（各行40文字以内）
- 決定事項：
- 懸念点・議論のポイント：
- 全体の方針：
■次のアクション（ToDo） ・[担当者] が [期日] までに [行うこと]
この指定を行うことで、AIは文章の意図を正確に汲み取ったうえで要点を箇条書きで整理してくれます。これにより、これまで10分以上かけて読み込んでいた資料の内容を、わずか15秒程度で正確に把握することが可能になります。
業務で効果的に使うためのポイント
このハックをさらに業務へ落とし込むためには、以下の点に留意すると効果的です。
- 文字起こしツールとの連携：Web会議の自動文字起こしデータをそのまま貼り付けることで、会議終了直後に要約とToDoが完成します。
- 情報セキュリティの配慮：社外秘情報や個人情報を含む資料を扱う際は、社内ポリシーに沿った専用環境や、学習に使用されないセキュリティ設定（オプトアウト）を確認した上で活用しましょう。
業務の中で「情報を読む・まとめる」作業を自動化することで、意思決定や実際のタスク実行といった価値の高い業務に時間を割り振ることができます。
