確定申告シーズンの窓口混雑や電話対応の逼迫に対し、シフトプラス株式会社は汎用予約システム「otetsuzuki」で最適な機能群を提供します。相談や申告書提出が2〜3月に集中し、受電対応の負担増、会場の密集、相談員のスケジュール不安定、時間帯偏在、無断キャンセルなどが課題となってきました。「otetsuzuki」はWEB予約を軸に、短期集中業務に合わせたスポット契約が可能で、確定申告期間のみの利用にも対応します。住民はPCやスマートフォンから24時間予約でき、会場や窓口種別ごとに「申告相談」「書類提出のみ」など用途別プランを簡単に設定できます。時間枠ごとの上限人数設定で同時来庁数をコントロールし、混雑や密集を回避できます。
相談内容に応じた所要時間設定で自動的に枠を確保でき、「相談10分」「書類確認のみ5分」といった運用に対応します。空き状況は○△×や残数表示を選べ、利用者に分かりやすく提示できます。月別の営業日や特別受付日の例外設定により、土曜の臨時受付など申告期間限定の変則運用もシステム上で反映できます。リマインドメールとキャンセル管理で予約忘れや空枠を抑止し、理由入力の収集により次年度の枠設計や案内改善に活用できます。氏名や住所などを事前フォームで収集し、当日の相談時間を本来の相談内容に充てられます。電話対応の削減、密集回避、スケジュール安定化、短期運用への柔軟対応、空枠削減、当日対応の効率化といった導入効果が期待できます。確定申告に向けたWEB予約システムを検討する場合、運用に合わせたカスタマイズやデモの相談はシフトプラス株式会社が受け付けています。
詳しくは「シフトプラス株式会社」の公式ページまで。レポート／DXマガジン編集部
