スタジオアリスが契約業務をDX、店舗増加による契約業務の煩雑さを解消

　スタジオアリスは写真スタジオを全国に458店舗展開。さらにスタジオ運営にとどまらず、商品や衣装の開発など、笑顔の記念写真を残すためのサービスにも注力しています。そんな同社は2023年2月期からの中期経営計画で、「カイゼン」による価値の創造を打ち出します。その1つのテーマとして、従業員の労働時間の削減や業務効率化を改善する「アリスの働き方改革」を掲げています。

働き改革を掲げるものの、同社の契約書管理業務は膨大な作業時間を伴う状況でした。契約書は紙の書類を使って締結することが多く、内容の確認や管理に膨大な時間を要していました。さらに、契約書を保管するスペースの圧迫も課題でした。加えて今後は、賃貸借契約などの店舗管理や運営に関わる契約書の取り交わしが増加することも予想されます。こうした状況を打破するため、契約情報のデジタル化や保管・管理方法の効率化、契約担当者の業務生産性の向上が求められていました。

そこで同社は今回、SanSanの契約業務支援サービス「Contract One」を導入。契約業務にまつわるさまざまな課題を解決し、事業成長を加速させる体制に舵を切りました。

Contract Oneは紙の契約書を代理で受領し、正確にデータ化することが可能です。このデータを使って契約データベースを構築できます。どんなフォーマットの契約書でも正確にデータ化できるほか、契約企業名や契約締結日、タイトルなど項目で契約情報を検索することも可能です。

スタジオアリスはContract One導入により、紙の契約書の保管場所が不要になります。Contract One上で構築した契約データベースを活用することで、契約状況の正確な把握や契約内容の最適化、意思決定の精度とスピード向上も見込めるようになります。

さらに、電子契約書と紙の契約書をクラウド上で一元管理し、契約データベースを構築できます。全ての契約書は電子帳簿保存法で定められた要件を満たした形式で電子保存します。

スタジオアリスでは今後、店舗の最適化により契約業務が増加し、契約書管理がより複雑化することが予想されます。Contract Oneを活用し、契約に関わる保管・管理業務を効率化し、働き方改革を推進していく考えです。

関連リンク
Sansan株式会社
株式会社スタジオアリス
スタジオアリス「中期経営計画・経営方針」