サイボウズ株式会社は、埼玉県庁が全庁の情報共有基盤として「kintone」を活用している事例を公開しました。埼玉県庁は「埼玉県デジタルトランスフォーメーション推進計画」に基づき、全庁的なDXを推進し、部局横断の情報連携にkintoneを採用しています。全職員13,000人にライセンスを付与し、200を超えるアプリが稼働する体制を整えました。照会回答業務を中心に、企画部門と財政部門が同一画面で進捗や内容を確認できる仕組みを実現しています。メールを介した個別確認にかかっていた時間や労力を削減し、業務の一元化を進めています。5か年計画や進捗管理の効率化でも効果が見込まれ、次段階の取り組みへと展開が予定されています。
kintone採用の背景とねらい
埼玉県庁は、社会全体のDX実現を目指し、三つのステップを掲げています。第1ステップではアナログからデジタルへの移行を進め、第2ステップではノーコードツールや生成AIの活用を通じて職員主導の業務改革を促しています。こうした取り組みの中で、部門をまたいだ情報共有の共通基盤が不足していたことが課題でした。複数部門間での確認が必要な場面では、メールでの個別調整が散在し、進行管理や履歴把握に手間がかかっていました。kintoneは部門横断の承認フローに対応し、閲覧や編集のアクセス権を柔軟に設定できる点が評価されました。結果として、全庁での情報連携を前提とした業務プロセスの標準化が進みました。
全庁13,000人に展開し、200超のアプリで運用
現在、在籍する全職員13,000人にkintoneライセンスが付与され、アプリ数は200を超える規模に拡大しています。全庁で特に活用が進むのは、各課から必要情報を収集する照会回答業務のアプリです。次年度の新規事業提案を受け付けるアプリでは、企画部門が各課に情報を収集し、取りまとめの企画部門だけでなく財政部門も同じ情報を確認できる体制が構築されました。これにより、メール等での分散したやり取りを減らし、情報の集約と見通しの向上が実現しています。部局横断での可視化が進むことで、入力内容の重複や確認漏れの抑制も期待されています。アプリ活用の広がりが、全庁的な業務標準の浸透を後押ししています。
照会回答業務の効率化がもたらす効果
照会回答業務のアプリ化により、提出先や提出内容、承認状況が一元的に管理されます。各課が入力した情報を、企画部門と財政部門が共通の画面で参照できるため、進捗の遅延や記載不備への対応が迅速になりました。以前はメールに依存していたため、確認のたびに履歴を追う必要があり、担当者変更時の引き継ぎにも負担がかかっていました。kintoneのアクセス権設定により、関係者だけが編集・閲覧できるため、セキュリティと利便性の両立が可能です。業務の標準化とログの可視化が、内部統制の強化にも寄与します。結果として、全庁的な意思決定サイクルの短縮が期待されます。
5か年計画や進捗管理に向けた展開
埼玉県庁は、次の第3ステップであるDXの本格化に向け、各課横断で利用される照会回答業務をできる限りkintoneに集約する方針です。kintone内に情報が蓄積されることで、計画策定や進捗管理などのプロセスにおいて、データに基づく検討が進みます。ノーコード・ローコードでアプリを迅速に改修できるため、制度や運用の変更にも柔軟に追随できます。これらにより、5か年計画の策定からフォローまでの一連の工程において、手戻りの抑制と業務時間の短縮が見込まれます。蓄積データの横断参照が進めば、業務重複の解消や依頼事項の平準化にも効果が表れます。全職員がワンチームで取り組む体制づくりが加速します。
kintoneの特長と基盤としての適合性
kintoneはサイボウズの業務改善プラットフォームで、42,000社以上が利用しています。ITの専門知識がなくても、ノーコードやローコードとAIにより、自組織の業務に合わせたアプリを作成できます。主な機能はデータベース、コミュニケーション、プロセス管理で、顧客管理や出張申請、業務日報など幅広い用途に対応します。これにより、現場主導の継続的な業務改善が実現しやすくなります。埼玉県庁においては、部門横断での承認フロー整備やアクセス権の細やかな制御が基盤要件に合致しています。全庁規模での運用に耐える可用性が、情報共有の共通土台として機能しています。
詳しくは「サイボウズ株式会社」の公式ページまで。レポート／DXマガジン編集部
