電子契約が普及する一方、契約締結後の管理に課題が残っていることが明らかになりました。株式会社日本パープルが、従業員50〜299名の企業で契約書管理を見直し中の担当者461名を対象に実施した調査では、過去1〜2年に契約期限を見逃した経験がある人は76.4%に上りました。自動更新による費用発生や法的リスクも確認され、締結後の管理体制の見直しが求められています。
76.4%が期限見逃しを経験、費用や法的リスクも
契約の更新・解約期限を見逃した経験がある人は76.4%で、複数回の経験者も26.2%に上りました。見逃しによる影響は、対応に時間がかかったが32.1%で最多。不要な契約の自動更新による費用発生が23.3%、法的リスクが17.9%でした。また、期限確認や通知、社内共有に月3時間以上かけている担当者は64.4%に上り、手作業中心の管理に限界があることがうかがえます。
84.8%が電子契約ツールとの違いを説明できず
電子契約ツールと契約書管理システムの違いを説明できない人は84.8%でした。「なんとなく違うが説明できない」が51.4%、「同じものだと思っていた」が24.7%を占めています。電子契約ツールが主に契約締結を担うのに対し、契約書管理システムは締結後の保管や期限管理などを支援します。導入時には、それぞれの役割を理解し、管理に必要な機能を明確にすることが重要です。
電子契約利用者の50.1%が締結後の管理に課題
電子契約ツール利用者381名のうち、締結後の書類を別の場所で管理している人は30.2%、管理できていない・放置している人は19.9%で、計50.1%に上りました。さらに、担当者の異動や退職時に引き継ぎで困った経験がある人は73.5%でした。
こうした課題を防ぐには、契約書の保管場所を統一し、更新・解約期限の自動通知や担当者変更時の引き継ぎルールを整備することが有効です。電子契約の導入だけで完結させず、締結後の管理体制まで含めて見直す必要があります。
詳しくは「株式会社日本パープル」の公式ページまで。レポート／DXマガジン編集部
