第2回　管理業務クラウド化への挑戦

　前回は、知識・経験ゼロで管理業務を行うことになり、そのような中で自ら考え調べることを行わなければいつもでも業務を覚えられないことに気づいたこと。そして、現在は管理業務を助ける様々なクラウドサービスが世の中に存在していることについてお話をさせていただきました。今回は、管理業務を助けるクラウドサービスを実際に導入するまでのお話をさせていただきます。

　前回にもお伝えした通り、給与計算、勤怠管理、会計など世の中には管理業務を助ける様々なクラウドサービスがあります。これらクラウドサービスを有効に活用することで、管理業務の効率化を図り、費用削減に繋がる可能性を持っています。私がデジタルシフトウェーブに入社した時には既に管理業務の一部がクラウド化されていました。しかし、一部は手作業で行う業務が残っており、まだまだ業務効率化を図れる余地がありました。そのような中、私は会社からクラウド化を行う担当者として任命されました。しかし、私はクラウド化といっても何から始めれば良いのかわからず、とにかく何かサービスを導入すればいいという考えを持ち、まずは世の中にあるサービスをいくつかピックアップし、提案しました。しかし、社長から「業務フローは作ることからはじめなさい」とアドバイスをもらい、進め方に問題があることに初めて気づきました。

　業務フローはなんのために作成し、どのようにして作ればいいのか。私は一から業務フローに関して調べることからはじめました。社内で業務フローの作成経験が豊富な社員に時間を取ってもらっては、細かに作り方をレクチャーしてもらいました。管理業務の流れを可視化し、抱える課題をすべて書き出し、課題を克服した新たな働き方を業務フローに書き込みました。すると、新たな働き方の業務フローを作る中で、求める機能やどのようなクラウドサービスを導入すべきかが明確になっていくことを実感しました。

業務フローを用い、現在抱える課題を抽出し、課題を克服するための新たな働き方が明確にならない限り、ベストなシステムの導入を行うことができないことに気づきました。それを踏まえ行動した結果、勤怠管理、給与計算などを行う新たなクラウドサービスの導入に行き着くことができました。

　業務フローを用いて新たな働き方を明確化し、効果予測などの仮説を立て、実際に導入した後は、以前までの課題が克服されているかを検証することが重要です。仮に仮説通りになっておらず、導入したクラウドサービスの機能不足が原因で無理やり今の働き方を変える状況に陥っていれば、早めに元に戻すことや新たなサービスを導入する道を探ることが賢明です。実際、私も導入したばかりのサービスから元のサービスに戻すという苦い経験をしたこともあります。その時は仮説と導入したクラウドサービス機能の調査が不足していたことが原因でした。そのような事態を避けることは大前提ですが、万が一そのような状況に陥れば、かかる費用を最小限に抑え、現場にしわ寄せがいかないよう、早急に手を打つ勇気を持つことが重要です。 　次回は、働き方改革の一環としてスーパーフレックス制度導入に挑戦し、社労士と連携しながら就業規則などの改訂に取り組んだ経験をお話していきたいと思います。 （つづく）